Postup „papír – Kaizen“ se zakládá na známých metodách genchi genbutsu (sám si udělat obrázek na místě: produkt, proces, realita) a shainin (pozorování a srovnání různých faktorů) z výrobního systému Toyota.
Papír – Kaizen je metoda bodového Kaizenu, kdy se zaměřujeme na optimalizaci činnosti uvnitř dílčího procesu. Do formuláře se zaznamenávají časy bloků činností, u kterých se následně identifikují dílčí kroky. Změřený čas bloku se patřičně rozdělí do jednotlivých dílčích kroků. Dalším krokem je určení druhu činnosti. V LEAN managementu se rozeznávají tři základní druhy činností:
- činnosti přidávající hodnotu
- činnosti nepřidávající hodnotu, které jsou při procesu nutné (skryté plýtvání)
- plýtvání
Na základě rozdělení druhů činností je možné vytvořit diagram zákaznického taktu, ze kterého je možné vypočítat potřebné množství pracovníků.